KINCSTÁRNOK
 

"A Klub Kincstárnokának kötelességei: bevételezi a Titkár útján vagy más módon befolyó összegeket, s ezeket letétbe helyezi a Pénzügy Bizottság által ajánlott és az Igazgatótanács által jóváhagyott bankban vagy bankokban; a Klub kötelezettségeibôl adódó kifizetéseket csak a Klub Igazgatótanácsa felhatalmazása alapján teljesítheti. A Kincstárnok aláírásával köteles ellátni valamennyi csekket, utalványt és bizonylatot, s ezeket az Igazgatótanács által kijelölt tisztségviselô ellenjegyzi; ôrzi, vezeti és rendben tartja a Klub bevételeit és kifizetéseit rögzítô kimutatásokat és az általános pénzügyi iratanyagokat. Havonta és félévente pénzügyi jelentést készít és nyújt be a Nemzetközi Szövetségnek, valamint saját Klubja Igazgat-tanácsának; tisztsége megbízható ellátása biztosítékául a Klub igazgatótanácsa által meghatározott összegû óvadékot és más biztosítékot köteles letenni." - A Lions klubok Szervezeti és Mûködési Mintaszabályzata, VII. Cikkely, D Bekezdés (5).

A Klub kincstárnokának feladatai és kötelességei

A Kincstárnok a Klub pénzügyeiért felelôs tisztségviselô, aki hivatali feladatait a Klub Elnökének és Igazgatótanácsának felügyelete alatt hajtja végre. A Kincstárnok tagja a Klub Igazgatótanácsának. Általában ô tölti be a Klub Pénzügyi Bizottságának elnöki tisztségét is. Feladatai különösen az alábbiakra terjednek ki:
Bevételezi a Titkár útján vagy más módon befolyó összegeket, s ezeket letétbe helyezi a Pénzügy Bizottság által ajánlott és az Igazgatótanács által jóváhagyott bankban vagy bankokban.
A Klub pénzbeli kötelezettségeibôl adódó kifizetéseket csak az Igazgatótanács fel-hatalmazásával teljesítheti. A Kincstárnok aláírásával köteles ellátni valamennyi csekket, utalványt és bizonylatot, s ezeket az Igazgatótanács által kijelölt tisztségviselô ellenjegyzi.
Õrzi, vezeti és rendben tartja a Klub valamennyi bevételét és kifizetését rögzítô kimutatást valamint az általános kategóriában hozzá beérkezõ összes iratanyagot.
Havonta és félévente pénzügyi jelentést készít és nyújt be a Nemzetközi Szövetségnek, valamint Klubja Igazgatótanácsának.
Tisztsége megbízható ellátása biztosítékául a Klub Igazgatótanácsa által meghatározott összegû óvadékot köteles letenni.

Levelezés

Általában a Klub Elnöke és Titkára intézi a Klub hivatalos levelézésének javarészét, de a Kincstárnoknak is fel kell készülnie arra, hogy a közvetlenül neki címzett és különféle pénzügyi kérdésekkel foglalkozó levelekre maga válaszoljon. Minden levélre azonnal és tárgyszerûen kell válaszolni, mivel csak így biztosítható a Klub hatékony közönség-kapcsolata az adott közösségen belül, zökkenô-mentes munkakapcsolata a Nemzetközi Szövetséggel, Kormányzóságával és annak Kabinetjével. A Klub Igazgatótanácsának akcióival összefüggô, vagy az azokból következô levelekre a vonatkozó igazgatótanácsi ülést követô három napon belül kell válaszolni. A klubtársaknak szóló leveleket és feljegyzéseket pedig a lehetô leghamarabb el kell számukra juttani.

Hogyan lehetünk jó levelezôk?

Másolatok küldése. Ha a Kincstárnok a szokásos jelentésekhez vagy anyagrendeléshez hasonló rutin feladatoktól eltérô, más érdemi ügyben folytat levelezést a Nemzetközi Központtal, tájékoztatásul mindig küldjön egy másolatot Kormányzójának is. A leveleken a Klub neve mellett mindig fel kell tüntetni a Klub teljes azonosítási számát is
Szakszerûség. Bár egy kincstárnokot ilyesmire nem kell külön figyelmeztetni, de azért mégis kiemeljük, hogy a levél mindig legyen szakszerû, szorosan kapcsolódjék a tárgyhoz, s legyen diplomatikus és jó külalakú.
Válaszadás. A hozzájárulást, adományt kérô levelekre mindig válaszolni kell, akár 'IGEN' akár 'NEM' a válasz. Negatív válasz esetén a Klub sajnálkozását kifejezve kell megindokolni, miért nem lehetséges a kérés teljesítése.
Hivatkozás a mûködési szabályzatra. Ha Kincstárnok az egyik klubtaggal kapcsolatban olyan pénzügyi intézkedést hozott vagy készül hozni, amely vitára adhat okot, vagy az érintett tagból ellenérzést válthat ki, a szóban forgó intézkedésérôl tájékoztató levelében mindig hivatkozzék a szervezeti és mûködési szabályzatnak arra a pontjára, mely erre az akcióra felhatalmazza. (Többnyire azonban a Klub Titkárára hárul a levélírás feladata, ha egy Klubtagot arról kell értesíteni, hogy tagságát a tagdíj befizetésének sorozatos elmulasztása miatt megszüntették. Ilyen esetben a Titkár levélmásolatot köteles adni a Kincstárnoknak is.)

Pénzügyi beszámoló

Az igazgatótanácsi üléseken a Kincstárnok idejének javarészét pénzügyi beszámolójának (költségvetési kimutatásának) elôterjesztése és magyarázata foglalja le. E beszámolók az igazgatótanácsi tagok és más klub tisztségviselôk folyamatos tájékoztatását szolgálják.
A Kincstárnoknak negyedévente kell pénzügyi beszámolót készítenie Klubja számára, de az egyes félévek végén külön féléves beszámolót is kell küldenie a Szövetség Nemzetközi Központjának. Azt már a Kincstárnok szabadon választhatja meg, hogy az ilyen beszámolót milyen formában kívánja elkészíteni.
Annak érdekében, hogy a pénzügyi beszámoló minél világosabban áttekinthetô és minél pontosabb legyen, a Kincstárnoknak sok mindent meg kell kérdeznie az igazgatótanács többi tagjától is. Noha a Klub pénzügyi döntéseiért, bevételei és kiadásai alakulásáért végsô soron nem a Kincstárnok felelôs, de mindenképpen az ô feladata a pénzügyi adatok pontos és azonnali átvezetése és mindenki számára érthetô formába öntése.
Nagyon hasznos, ha a Kincstárnok beszámolójáról fénymásolatokat készít, s azokat elôzetesen eljuttatja az igazgatóknak, s az ülésen résztvevô és szavazati joggal rendelkezô más tagoknak is.
Amikor az ülésen felhívják beszámolója elôterjesztésére, minden tételt külön ismertessen, s számítson a bizottsági tagok kérdéseire is. Különös gondot kell fordítani arra, hogy a pénzügyi beszámolóban kivétel nélkül minden bevétel és kiadás szerepeljen.
A Klub Kincstárnoka kifizetést, bármilyen célt szolgáljon is az, csak az Igazgatótanács külön felhatalmazása alapján teljesíthet. A Kincstárnok aláírásával köteles ellátni valamennyi csekket és bizonylatot (melyeket azután az Igazgatótanács által kijelölt egyik tisztségviselô ellenjegyez). A készpénz bevételek nyilvántartását mindig naprakész állapotban kell vezetni.
Bár a klubok pénzügyi beszámolói különféle formát ölthetnek, mégis szükséges, hogy az alábbi közös elveket minden esetben kövessék:
1. A beszámoló szövege a tanácstagok számára világosan érthetô és könnyen olvasható legyen. Az igazgatótanácsi tagok talán életükben elôször olvasnak pénzügyi jelentést.
2. Tételesen kell tartalmaznia az elôzô pénzügyi jelentés benyújtása óta eltelt idôszak valamennyi bevételét és kiadását.
3. A beszámolónak világosan ki kell mutatnia a Klub nettó pénzvagyonának a beszámolási idôszak eleje és vége szerinti állapotát. Természetesen elôadódhat egy-két hetes elmaradás, illetve csúszás a legutóbbi beszámolási idôszak vége és a jelenlegi igazgatótanácsi ülés idôpontja között.
4. Vannak kincstárnokok, akik a pénzügyi beszámolókban folyamatosan ki kívánják mutatni mindazokat az összegeket, amelyeket a Klub a pénzügyi év kezdete óta közösségi projektekre fordított. Ekkor meg kell adni az elôzô év megfelelô idôszakának ráfordítási összegét is, így lehetôvé válik a Klub évenkénti teljesítményének kimutatása.

A bank kérdésérôl

Az igazgatótanácsi ülésen olykor heves vita bontakozik ki arról, hogy megmaradjanak-e a Klub korábbi bankjánál, vagy másikat jelöljenek - e ki a Klub pénzeszközeinek letételére. Bár ebben az ügyben a Klubnak már jól kialakult gyakorlata lehet, a Kincstárnoknak mégis jogában áll valamilyen más bankot javasolni, mivel végül is ô felel a Klub bankügyleteiért.
Minden, bármilyen forrásból befolyó összeget azonnal letétbe kell helyezni a meghatározott banknál. A kifizetéseket vagy átutalásokat, bármilyen célra történjenek is, sohasem szabad készpénzzel vagy a Klubnak benyújtott csekk alapján teljesíteni; ezek csak olyan csekkel történhetnek, melyek a szükséges összeget a Klub valamelyik folyószámlájáról hívják le. Minden kifizetés, - ideértve a Klub házipénztárából adott elôlegeket is - bizonyos értékhatáron belül és csak az Igazgatótanács jóváhagyásával történhet. A kézipénztárból adott elôlegeket mind a Pénzügyi Bizottságnak, mind az Igazgatótanácsnak jóvá kell hagynia. A felvett elôlegrôl a Klubtag is köteles nyilvántartást vezetni, ha pedig valamilyen költségtérítést kér, költségeit megfelelô számlákkal vagy nyugtákkal kell igazolnia.
A Kincstárnok a Kormányzóságot és a Nemzetközi Szövetséget megilletô összegeket, mihelyt a klubtagoktól járó tagdíjakat beszedte, majd a soron következô Igazgatótanácsi üléstôl a vonatkozó felhatalmazást megkapta, azonnal köteles átutalni.
A Kincstárnok a Klub pénzeszközeinek nyilvántartását a pénzalapok kategóriái szerint köteles vezetni, s a nyilvántartásokban mindig tüntesse fel az adott összeget és a dátumot.
Ezzel kapcsolatban azonban azt az általános észrevételt lehet tenni, hogy a folyamatosan jó bankszámla egyenleg nem okvetlenül a Klub sikeres munkáját jelzi.

A Klub költségvetése

A Klub költségvetésének kidolgozása a Kincstárnok egyik legfontosabb feladata; a költségvetésért viselt felelôsségében azonban a Klub Pénzügyi Bizottsága, sôt gyakorta maga az Elnök is osztozik. A bölcs elôrelátással kidolgozott költségvetés biztosítja azt, hogy a Klub a pénzügyi év végén is fizetôképes lehessen. A Kincstárnok azzal járulhat hozzá Klubja pénzügyeinek helyes irányú alakulásához, ha gondosan számbaveszi a Klub várható bevételeit és jövedelmét, s ha a Klubnak a következô hat vagy tizenkét hónapban várható szükségleteire, illetve ezek fedezésére prioritásokat határoz meg.
Azt azonban mindig szem elôtt kell tartani, hogy a költségvetés nem valamiféle “felhatalmazás” a pénzköltésre, hanem csak a ráfordítások irányát kijelölô dokumentum. Mindemellett, ha már az igazgatók elfogadták a költségvetés, akkor azt lehetôleg minden szemponból be is kell tartani.
Ugyancsak megjegyzendô, hogy a költségvetés:
- folyamatosan tájékoztatja a tagságot a Klub pénzügyeinek helyzetérôl (amire kifejezetten joguk is van);
- biztosítja a költségvetési keretek (pénzalap kategóriák) betartásához szükséges pénzügyi fegyelmet;
- bizonyítja, hogy a Klub jótékony célú szervezet.
A költségvetés kidolgozása az a munkaterület, ahol a Kincstárnok tanácsait az Igazgatótanács valóban nagyon hálásan fogadja és értékeli.
FONTOS FIGYELMEZTETÉS!
A KLUB PÉNZGYÛJTÔ PROJEKTJEIBÔL VAGY TEVÉKENYSÉGEIBÔL, VAGYIS A KÖZADAKO-ZÁSBÓL SZÁRMAZÓ PÉNZALAPOK NETTÓ BEVÉTELEIT SEMMILYEN KÖRÜLMÉNYEK KÖZÖTT SEM SZABAD ADMINISZTRATÍV CÉLRA FELHASZNÁLNI. EZÉRT AJÁNLATOS, HOGY A KLUB PÉNZESZKÖZEIT KÉT KÜLÖN BANKSZÁMLÁN ÉS KÉT KÜLÖN KÖNYVELÉSI RENDBEN KEZELJÉK: AZ EGYIKET A KLUB ADMINISZTRATÍV PÉNZALAPJAI (TAGDÍJAK, A TAIL TWISTER BÍRSÁGAI, BELÉPÉSI DÍJAK, STB.) SZÁMÁRA, A MÁSIKAT PEDIG A KLUB TEVÉKENYSÉGBÔL SZÁRMAZÓ PÉNZALAPOK (A KLUB PROJEKTJEIBÔL ÉS KÖZÖSSÉGI TEVÉKENYSÉGÉBÔL EREDÔ BEVÉTELEK) SZÁMÁRA KELL MEGNYITNI.
Klub és nemzetközi tagdíjak, illetékek
A Kincstárnok - a Pénzügyi Bizottság útmutatása és az Igazgatótanács jóváhagyása alapján - évi tagdíjakat állapít meg a tagok számára, mégpedig akkora összegben, amely a Klub egészséges pénzügyi helyzetének fenntartásához szükséges.
Amennyiben a tagdíjak összege mégsem teszi lehetôvé a Klub eredményes mûködését, a Pénzügyi Bizottság a tagdíjak emelésére tehet javaslatot a Klub Igazgatótanácsának. Ebben az esetben a Bizottságnak kell meghatároznia a hiány pótlásához szükséges további összeg nagyságát.
A Klub tagsági díjait fél- vagy negyedévenként, mindig elôre kell beszedni. A tagdíj összegérôl szóló számlát a Klubtitkár vagy a Kincstárnok küldi ki a tagoknak mintegy tíz nappal a tagdíjfizetési idôszak kezdete elôtt.
Az egyes hónapok során felgyûlt nemzetközi tagdíjakat, hiteleket és más fizetnivalókat tételes kimutatásban havonta központilag küldik ki a Klubtitkárnak vagy Kincstárnoknak. Ekkor a Kincstárnok feladata, hogy a számlákat és hiteleket a kiküldött kimutatásban szereplõ tételekkel összevesse, s ha mindent rendben talált, a kiküldött számlát jóváhagyás végett az Igazgatótanács elé terjessze. Jóváhagyás után ismét a Kincstárnokhoz kerül, hogy intézkedjék a kifizetésrôl.
Ezután magát a kimutatást már nem kell visszaküldeni a Nemzetközi Szövetségnek, csak a felsô, IBM részét kell csatolni a csekkhez. Ez leegyszerûsíti az átutalásnak a megfelelô csekkszámlán történô jóváírását, s azt is lehetôvé teszi, hogy a Klub e havi kimutatásokat tájékozódásul a jövô számára is a Klub irattárába helyezze.
 

A kincstárnok segédeszközei

A Kincstárnok speciális nyilvántartási könyve, melyben bôségesen találhatók kincstárnoki nyilvántartó lapok is (M 33T jelû formanyomtatványok), olcsó áron beszerezhetô a Szövetség Nemzetközi Irodájától. E lapon külön rovat szolgál azon bevételek nyilvántartására, amelyeket a Titkár ad át a Kincstárnoknak, s külön rovat van a kifizetések regisztrálására. A kincstárnoki elismervények (S 35) és kifizetési bizonylatok (M 33T) formanyomtatványai szintén a Nemzetközi Központtól szerezhetôk be. Az elismervényeket (receipts) a Kincstárnok állítja ki a befizetett vagy átadott összegekrôl, míg a kifizetések megtörténtét igazoló bizonylatokat (vouchers) a Kincstárnok ôrzi meg.
 

Hungarian translation © Székely Dániel 1995
Hungarian edition by © dr. Sajó Gyula
Lektorálta: Horváth Miklós 2001