A vezetőknek nincs semmilyen közös vonásuk vagy különleges tulajdonságuk.

Minden vezető, ha kell, megváltoztatja cselekvési irányát, új utat keres és meg is találja azt.

A Lion vezető ismeri és megérti mások igényeit és azok kielégítésére törekszik.

A Lion vezető reális célokat tűz ki és klubtársait is azok elérésére buzdítja.

A Lion vezető a feladatok és nehézségek újító szellemű megoldására törekszik.

A Lion vezető tudja, hogy mit kell tenni, hogyan kell azt megoldani, s azt is, hogy ki fogja elvégezni.

A Lion vezetőnek az előtt kell elosztania a feladatokat, mielőtt még túl nehézzé válnának, jól gazdálkodik idejével, s egész hivatali éve alatt mindig két hónappal előre dolgozik.

A Lion vezető enyhíti a kudarcok hatását, megoldja a zavaros és bizonytalan helyzeteket, tudatában van a kölcsönös engedmények, kompormisszumok értékének, s nem tűri, hogy "nyertesek" és "vesztesek" legyenek.

A Lion vezető figyelembe veszi a jólét és biztonságérzet, a státus és az egyéni hozzájárulás, teljesítmény értékeit.

A Lion vezető elsőként próbál feladatokat és megoldásokat találni.

A Lion vezető világosan megjelöli az egyes feladatkörökön belül követendő eljárásokat.

A Lion vezető gondoskodik arról, hogy az elért eredmények az egész közösség tudomására jussanak.

A Lion vezető minden tőle telhetőt megtesz, hogy a Lions mozgalom számára megnyerje a közösség állandó támogatását és megbecsülését.

A Lion vezető mindenkiből képessége legjavát hozza ki.

A Lion vezető mindig udvariasan és diplomatikusan cselekszik, s a vele ellenkezőket tapintatosan fegyverzi le.

A Lion vezető az eltérő csoportérdekeket egyezteti és összhangba hozza.

A Lion vezető úgy teljesítse feladatait, hogy azok bevégeztével tagtársai joggal mondhassák: "Ezt mi magunk tettük".
 

szabályos havi és más jelentéseket küldjön a Szövetség Nemzetközi Irodájának, mégpedig az Irodának azokon a forma nyomtatványain (űrlapjain), amelyek a Szövetség Nemzetközi Igazgató tanácsa által megkívánt, s az azon felül szükséges egyéb információkat tartalmazzák;

a kormányzósági Kabinet számára beküldje az általa megkívánt jelentéseket, beszámoló kat, ideértve a rendszeres Tagsági és Tevékenységi Beszámolókat is;

legyen aktív tagja Zónája kormányzósági tanácsadó bizottsá gának, s munkáját e testülettel szoros együttműködésben végezze;

őrizze, vezesse és tartsa karban Klubja hivatalos irattárát, ideértve a klub és igazgatótanácsi ülések jegyzőkönyveit és más iratanyagát, a jelenléti íveket, a bizottsági kinevezések és választások irat anyagát, a bizalmas vagy titkos ügyiratokat (ha vannak ilyenek), a tagok cím és telefonjegyzését, s a tagok klubon belüli folyószámláját;

negyedévente vagy félévente minden tag számára készítsen kimutatást azokról az befizetésekről (díjak, illetékek) és más pénzügyi kötelezettségekről, amelyekkel a Klubnak az idő szerint még tartoznak; e tartozásokat gyűjtse be, s megfelelő elismervény ellenébe adja át a Klub Kincstárnokának;

s végül szükséges, hogy tisztsége megbízható ellátása biztosí tékául a Klub igazgatótanácsa által meghatározott összegű óvadékot és más biztosítékot helyezzen letétbe.

The Club Secratary Manual (Klubtitkári kézikönyv),

The Secretary's Record Book (Titkári nyilvántartó füzet),

International Directory (Nemzetközi útmutató, amennyiben ebből a Klub csak egyet rendel),

International Constitution and Bylaws (A Nemzetközi Szövetség Alapszabálya és Működési Szabályzata)

A helyi Lions Klub szervezeti és működési szabályzata,

Az adott (bármely szintű) Kormányzóság szervezeti és működési szabályzata.

a Klub adminisztratív pénzalapjai (tagdíjak, a Tail Twister bírságai, belépési díjak, `door prize income', stb.).

tevékenységből származó pénzalapok (a Klub projektjeiből eredő bevételek).

a pontos kitöltésre;

saját irattára számára történő másolat készítésére;

a gondos átolvasásra.

A hónap folyamán megválasztott új tagok neve és nem szerinti besorolása. (Átjelentkező tagok esetén az előző klub megnevezése.)

A hónap folyamán kilépett vagy kimaradt tagok neve (a kimaradás okának megjelölésével), cím és besorolási változások,

A változásban érintett tagok összlétszámának a minta szerinti feltüntetése.

A Klub újonnan választott tisztségviselőire vonatkozó kérdőív
Club's Officer Reporting Form (PU 101)

Az az új tag, akinek a nevét az előterjesztésben a szponzor kitüntetéséhez szükséges új tagok között szerepeltetik, ezt megelőzően egy év + 1 napig a Klub tagja kellett, hogy legyen, kivéve azt az esetet, ha a szponzorált tag az egy év + 1 nap lejárta előtt elhalálozik vagy elhagy ja az adott közösséget.

Az új tag és a szponzor nevét a Klub tagsági és tevékenységi jelentésében szerepeltetni kell, a szponzor tagsági számát és a klub számát a megfelelő helyen feltüntetve.

Egyazon típusú, illetve fokozatú kulcs egynél többször senkinek sem adományozható.

Alapító, átjelentkező és tagságukat felújító tagok neve nem számítható be a kitüntetéshez szükséges új tagok számába.

Egy bizonyos új tag csak egy szponzor javára számítható be.

Minden Klubtitkár megkapja azoknak a Klub működéséhez szükséges anyagoknak és kellé keknek katalógusát, amelyek a Szövetség Nemzetközi Központjából beszerezhetők. Ezek a hivatalos rendelési formanyomtatványon mind közvetlenül megrendelhetők a Nemzetközi Központnál. Az anyagok mindig kellő számban rendelkezésére kell, hogy álljanak a Klubban, s ez különösen azokra vonatkozik, ame- lyeket az új tagoknak belépésükkor át kell adni.

A megrendeléseket, különösen a fontos űrlapok esetében jó előre, a postai szállításra bőséges időt hagyva, kell elküldeni, hogy kitöltésük és postázásuk a kívánt határidőre megtörténhessék.

A katalógussal együtt a Klubtitkár további rendelési lapokat, valamint katalógushasználati és nyomtatvány kitöltési útmutatót is kap.

Ilyen rendelési lapok abban az egységcsomagban is találhatók, amelyeket a Nemzetközi Szövetség minden klubév kezdetekor az egyes kluboknak kiküld

Annak érdekében, hogy a május vagy június hó folyamán esedékes kitüntető jelvények kellő időben megérkezzenek a klubba, a vonatkozó rendeléseket már márciusban ajánlatos postára adni. Mivel májusban és júniusban a rendelések igen nagy mértékben felgyülemlenek a Nemzetközi Központban, az egyes megrendelések feldolgozására még további két hetet rá kell számítani. Jelentősen megkönnyíti a rendelések feldolgozását, ha a megrendelőlapon pontosan feltüntetik a kívánt tételek katalógusszámát, megnevezését, nagyságát és mennyiségét.

Amennyiben a rendelés valamilyen különleges időponthoz kötődik, a megrendelőlapon fel kell tüntetni a kívánt dátumot. Ha különleges esemény vagy program miatt a rendelés 'sürgős' feldolgozást igényel, a sürgős továbbítás miatt magasabb postaköltséget is jelenthet. Ilyen esetben a Központ Klubellátó Főosztálya (Club Supplies Division) minden tőle telhetőt meg tesz, hogy a klub időben megkapja rendelését. Postafiókra kért szállítás esetén csomagpostával, s ezért az Egyesült Államokban még további két héttel, más országok esetében pedig több héttel kell számolni.

Aktív tag (active member): az aktív tag gyakorolhatja mindazokat a jogokat és élhet mindazokkal a kiváltságokkal, illetve tartozik teljesíteni mindazokat a kötelességeket, amelyek a Lions tagság velejárói vagy abból következnek. Mindezen jogokba és kötelességekbe, azon mindennemű korlátozása nélkül, az is beletartozik, hogy a tagnak joga van bármilyen klub, kormányzósági vagy szövetségi tisztség megpályázására, ha csak nincsenek különleges követelmények, s szavazati joga van mindazon ügyekben, melyekhez a tagság szavazáson alapuló jóváhagyása szükséges. A kötelességek közé tartozik a Klub rendszeres látogatása, a tagsági és egyéb díjak azonnali befizetése, a Klub tevékenységeiben való aktív rész vétel, s olyan magatartás folytatása, amely megfelel annak a kedvező képnek, amely a közösségen belül a Klubról kialakult. Minden aktív tag annyi tagsági díjat fizet, amennyit az adott Klub meg állapít, melynek azonban tartalmaznia kell a kormányzósági és nemzetközi díjakat is.

Pártoló tag (member at large): ilyen tagsági státussal rendelkezik az a tag, aki elköltözött az adott közösségből, vagy aki egészségi vagy más elfogadható okok miatt nem tudják a Klubot rendszeresen látogatni, de tagságukat mindenképpen fenn kívánják tartani, s akiket a Klub igazgatótanácsa ilyen okok miatt ebbe a tagsági státusba helyez. A pártoló tag nem választható semmilyen tisztségre, s nem rendelkezik szavazati joggal sem a kormányzósági, sem a nemzetközi összejöveteleken vagy konvenciókon.
Köteles azonban befizetni azt a tagsági díjat, amelyet a helyi Klub számára megállapít, s melynek tartalmaznia kell a kormányzósági és szövetségi díjakat is.

Tiszteletbeli tag (honorary member): ilyen tag lehet az az egyén, aki ugyan nem tagja az adott Lions Klubnak, de a közösségnek vagy a Klubnak tett rendkívül értékes szolgálatáért a Klub ezzel a megtisztelő címmel tünteti ki. Az ilyen tag, akinek belépési és más díjait a címet adományozó Klub fizeti ki, részt vehet a Klub összejövetelein és ülésein, de az aktív tagoknak kijáró jogokat és kiváltságokat nem élvezi.

Megkülönböztetett tag (privileged member): ilyen tagságot kap az a már legalább tizenötéves tagsággal rendelkező Klubtag, aki betegség, fogyatékosság miatti tartós gyengélkedés, vagy az igazgatótanács által meghatározott jogcímek valamelyike miatt kénytelen feladni aktív tagságát. A megkülönböztetett tag is fizeti azt a tagsági díjat, amelyet az adott Klub számára megállapít, s mely tartalmazza a kormányzósági és szövetségi díjakat is. Az ilyen tag is élvezi mindazokat a szavazati és más jogokat, amivel egy aktív tag általában rendelkezik, azzal a kivétellel, hogy nem vállalhat klub , kormányzósági vagy nemzetközi tisztségeket.

Örökös tag (life member): az a tag, aki már húsz (20) vagy annál több éve folyamatosan Lions klubtag és kiemelkedő szolgálatokat tett Klubjának, a közösségnek vagy a Szövetségnek, továbbá az a Klubtag, aki legalább tizenöt (15) éve folyamatosan tag és legalább hetven (70) éves, valamint az a Klubtag, akinek legalább húsz (20) éves folyamatos tagsága van és a Szövetség valamelyik tisztségét viselte, vagy az a tag, aki betegsége miatt válságos állapotban van, örökös tagságot kaphat az alábbiak alapján: (1) a Klub ilyen irányú ajánlása, (2) a Szövetségnek járó jövőbeni díjak megváltása azzal, hogy a Klub háromszáz (300) USD t, vagy az adott ország nemzeti pénznemében azzal egyenértékű összeget, befizet a Szövetségnek, és (3) a Nemzetközi Igazgatótanács jóváhagyása.

Azonban a fentiekben foglaltak egyike sem jelentheti azt, hogy az adott helyi Klub az örökös tagra valamilyen, általa méltányosnak ítélt tagsági vagy egyéb díjat ki ne róhasson.

Az örökös tagra mindaddig vonatkoznak az aktív tagokéval azonos jogok és kötelességek, míg azoknak meg tud felelni. A Szövetség valamennyi nemzetközi elnöke, hivataluk lejárta után automatikusan saját helyi Klubjuk örökös tagjává válnak, anélkül, hogy ennek a Klubra külön költség kihatása lenne.
Az az örökös tag, aki tagságát más klubba kívánja áthelyezni és más Lions klubtól ilyen irányú meghívást kap, az utóbbi klubban is automatikusan örökös tagnak minősül.
A Klubtitkár az örökös tagságra történő előterjesztést az erre szol gáló CLM jelű nyomtatványon küld je meg a Szövetségnek, s ehhez csatolni kell egy háromszáz (300) USD ról szóló csekket vagy az ugyanilyen összegű átutalás vevényét.
FIGYELMEZTETÉS: az előterjesz tés megtételekor figyelembe kell venni, hogy A SZEMÉLYRE SZÓLÓ ÖRÖKÖS TAGSÁGI IGAZOLVÁNY ÉS AZ EZÜST ÖRÖKÖS TAGSÁGI IGAZOLVÁNY KIÁLLÍTÁSA ÉS KÉZBESÍTÉSE LEGALÁBB 8 HETET IGÉNYEL.

Vendég tag (associate member ): ez a Lions klubtag elsődlegesen egy másik klubban tag, de az adott klub területén tart fenn lakást vagy ott dolgozik. Ezt a státuszt a vendéglátó klub Igazgatótanácsa egyetértésével lehet adományozni, és évente felülvizsgálja azt ugyanaz az Igazgatótanács.
A vendéglátó klub e tagot a Havi jelentésen nem tünteti fel!
A vendég-tag szavazhat klubügyekben azokon az üléseken, melyeken jelen van, de nem képviselheti a vendéglátó klubot nemzeti (kormányzósági) vagy nemzetközi konvención. Nem választható semmilyen klub, kormányzósági vagy nemzetközi pozícióba a vendéglátó klub révén. Nemzetközi és kormányzósági tagdíjat nem a vendéglátó, hanem a saját klubjában fizet. A vendéglátó klub azonban belátása szerint fizettethet az ilyen taggal klubtagdíjat.

Társult tag ( affiliate member )
A közösség egy minőségi személyisége, aki jelenleg nem képes teljes mértékben, aktív tagként részt venni a klub munkájában, de a klubot és annak közösségi megmozdulásait támogatni kívánja és társulni szeretne a klubhoz. Ezt a státuszt is a klub Igazgatótanácsa kínálhatja fel az ilyen tagnak.
A társult tag szavazhat klubügyekben azokon az üléseken, melyeken jelen van, de nem képviselheti küldöttként a klubot nemzeti (kormányzósági) vagy nemzetközi konvención.
Nem választható semmilyen klub, kormányzósági vagy nemzetközi pozícióba .
A társult tag nemzetközi, kormányzósági tagdíjat és a klub megítélése szerinti más tagdíjakat fizetni köteles.

Ha a Klubtag a Klub valamelyik rendes ülésén nem jelent meg, akkor ezt az elmulasztott ülés előtt vagy után tizenhárom nappal, tehát előzetesen vagy utólagosan, az alábbi módok egyikével pótolhatja:

részvétel egy másik Lions Klub valamelyik rendes vagy rendkívüli összejövetelén (ülésén);

részvétel a tag saját Klubjának igazgatótanácsi ülésén;

részvétel a tag saját Klubja valamelyik állandó bizottságának rendes ülésén;

részvétel a tag saját Klubja valamelyik betervezett vagy általa szponzorált összejövetelén, ideértve a pénzgyűjtési és más szolgálati tevékenységeket is;

részvétel egy rendes regionális vagy zóna értekezleten;

részvétel egy szövetségi, állami vagy kormányzósági közgyűlésen vagy bármely más elismert Lions tanácskozáson vagy rendezvényen;

az említett időhatáron belül tett látogatás a Lions Klubok Nemzetközi Szövetségénél, vagy a mulasztó tag állama, illetve országán kívüli Lions kormányzóság hivatalánál. Az ilyen jellegű látogatásokról igazolólapot kell adni a tagoknak.

Annak a tagnak, aki betegség miatt volt kénytelen távol maradni az összejövetel(ek)ről, automatikusan pótoltnak kell tekinteni mulasztását,

Annak a tagnak, aki esküdtbírósági kötelezettségei, katonai szolgálatra történő behívás miatt, megválasztott kormányzói helyzetéből adódóan vagy más törvényes kötelezettségek okán maradt távol, szintén igazoltnak kell tekinteni hiányzását. Minden esetben a klub Igazgatótanácsa dönt arról, vajon igazoltnak tekinti- e a tag távolmaradását.

A Klub saját belátása szerint annak a tagnak is igazoltnak tekintheti hiányzását, aki polgári foglalkozása érdekei miatt huzamosabb ideig lakóhelyétől távol kíván vagy hivatalból köteles tevékenykedni, s így nem is tud részt venni Klubja rendezvényein.

Annak ellenőrzése, hogy a tagok valóban eleget tettek e részvételi kötelezettségüknek, mindenkor a Klubtitkár felelősségi körébe tartozik.

Terhesség vagy gyermekszülés miatti hiányzás esetén ia igazoltnak tekintendő a hiányzás. Asz Igazgatótanács és a tag megállapodása szükséges ahhoz, hogy az ilyen ok miatti hiányzás időtartamát meghatározzák.

A Klubelnök felkérésére egyezteti és összerendezi az ülésen tárgyalandó témákat.

Értesíti a tanács tagjait, az egyes bizottságok elnökeit (és a napirenden szereplő jelentések előterjesztőit) az ülés helyéről és idejéről.

Az ülés jegyzőkönyvének kellő részletességű vezetése, hogy az később a Klub történetének alapjául is szolgálhasson.

Készítse el a 'kipipálandó' teendők jegyzékét:

Átadásra váró kitüntetések.

A jelenléti lapok elhelyezése az egyes teritékek mellé, vagy a jelenléti ív előkészítése (ha ilyent használnak).

A bizottsági elnököknek és tagoknak átadandó levelek, üzenetek összegyűjtése.

A tagokkal közlendő tájékoztatások összegyűjtése és összeírása.

A Klubelnök számára fontos közlendők összeírása.

A Klub Hírlevele (vagy bulletinje, s a kormányzósági hírlevél, stb.) szerkesztője számára fontos közlendők összeírása.

Készítse össze az új klubtag Egységcsomagját (ha van új klubtag). Vásárolja meg azokat jóelőre!

Ellenőrízze a létszámot, regisztrálja a vendéggel érkező tagokat.

Vezesse az összejövetel jegyzőkönyvét

Gyűjtse be a tagoktól a tagsági és más díjakat, adja ki a megfelelő nyugtákat.

ellenőrízze és vételezze be és a tagoktól begyűjtött összegeket

Vezesse a vendégek után járó díjakat

Vezesse a jelenlét és a hiányzáspótlásokat

Vezesse rá az átadott kitüntetéseket

Adja át (helyezze letétbe) a begyűjtött összeget a Kincstárnoknak(nál).
 

A Klubtitkár saját megítélése alapján döntse el, mi az, ami igazán fontos és a jegyzőkönybe való; ez különösen viták esetén lényeges.

Ügyelni kell arra, hogy az esetleges indítványokat tevő és az azokat támogató tagok neve okvetlen szerepeljen a jegyzőkönyvben.

A Klubtitkár a sok elhangzott javaslatból inkább csak azokat jegyezze fel, amelyek a Klub vagy az Igazgatótanács ügyeihez jól kapcsolódnak, vagy amelyek a Klub szervezeti történetében majd érdekes mozzanatként szerepelhetnek.

A Klubnak a hónap során felgyülemlett valamennyi fizetnivaló ját és hitelét a Nemzetközi Központban tételesen összeírják, s e kimutatást havonta elküldik a Klubtitkárnak vagy a Kincstárnoknak. A Titkárnak (Kincstárnoknak) az a feladata, hogy ellenőrizze a kimutatásban szereplő tételeket, s ha mindent rendben talált, jóvá hagyás végett terjessze az Igazgatótanács elé. Ezután a kimu- tatást át kell adni a Kincstárnoknak, hogy gondoskodjék a kifizetésről.

A kimutatás tételes részét nem kell visszaküldeni a Nemzet közi Központnak, csak a felső részt kell a csekkhez vagy az átutalási vényhez csatolni. Ezzel ugyanis az átutalt összeget egyszerűbben tudják a Klub számlája javára írni, s a Klubnak is módjában áll a havi kifizetéseit tételes formában nyilván tartani és irattározni.

A Szövetség Nemzetközi Központja igen sok kiadványt készít a Lions klubok számára, s ezek legtöbbjét automatikusan megküldik az egyes kluboknak, hogy azok különböző programjaik, feladataik és egyéb teendőik végrehajtása során segítséget és útmutatást nyújtsanak.
Kérjük, hogy kiadványigényeiket a klubok a Központnak az adott témában illetékes osztályához (főosztályához) irányítsák.
Egy egy kiadvány megrendelése előtt ajánlatos egyeztetni a Klubelnökkel, mert lehet, hogy ő már megkapta, csak még nem adta tovább.

Tevékenységek

A Klub értékelése

Közgyűlés

Lions Etika és Célkitűzések

A Lions tagság kibővítése (Extension)

Általános tájékoztató a Lions Mozgalomról

Leos

LCIF

Tagsági kitüntetések

A tisztségviselők beiktatása

Közönségkapcsolatok (PR)

Biztosítás

Vezetés fejlesztés

A Lions név és embléma használata

Semmilyen, a Szövetség nevét és emblémáját viselő tárgy sem adható el vagy osztható ki Lions klubtagoknak, kluboknak vagy a közönségnek a Nemzetközi Központ Jogtanácsosának vagy Klubellátó Főosztályának írásbeli engedélye nélkül.

Egyetlen Lions klubtag, Klub vagy Kormányzóság sem adhat el pénzalap gyűjtési célból semmi olyan tárgyat, amely a Szövetség emblémáját viseli.

Alapinformáció a Klub össze jöveteleinek rendes helyéről és idejéről.

A Klub tisztségviselőinek névsora.

A Szövetség Nemzetközi Elnökének neve, a Nemzet közi Központ címe, a Kormányzó neve és címe.

A Klubban érvényes tagdíjak és más illetékek táblázata.

A Klub rövid története.

A Klub korábbi elnökeinek és titkárainak névsora hivatali évük feltüntetésével.

A Klub bizottsági elnökeinek névsora.

A Klub tagjainak névsora, hivatali és lakáscímük és telefonszámaik feltüntetésével.

Minden klubnak saját hírlevelet kell kiadnia. A postán kiküldött hírlevél a leggyorsabb és legbiztosabb eszköz, mely biztosítja, hogy a tagok mindig pontosan és időben tudják, hogy mi történik Klubjukban.

Mivel általában a Titkár tekinthető a Klub legjobban informált tagjának, rendszerint ő kapja meg további teendőként a hírlevél szerkesztői feladatait is. De ha mégsem így történik, akkor is szoros kapcsolatban kell állnia a szerkesztővel, hogy a Klub valamennyi fontos eseménye és munkája kellő nyilvánosságot kapjon.

A klubtitkári funkció fontos részét alkotja a Klub levelezésének lebonylolítása és rendben tartása. A Klubtitkár igen sok levelet kap Lions és nem Lions forrásból, s ezek nagyon sokféle témát ölelnek fel.

E levelek tekintélyes része a Klubelnök, a Kincstárnok, a bizottsági és projekt elnökök munkáját érinti. A levelek a Klubtitkárhoz érkeznek további, klubon belüli szétosztásra. Nagyon fontos, hogy a Klubtitkár beérkező leveleket azonnal bontsa fel és olvassa el. Ha a levél valamelyik klubtagnak szól, vagy ha az valamilyen határidős elintézést igényel, azonnal továbbítani kell a címzettnek, vagy erről értesítani kell.

Szintén nagyon fontos, hogy minden jelentés kellő időben postára kerüljön, minden számla kifizetése azonnal megtörténjék, s minden levélre nyomban válaszoljanak, mert csak ez biztosítja a Klub hatékony közönségkapcsolatát az adott közösségen belül, eredményes munkakapcsolatát a Nemzetközi Szövetséggel, kormányzóságával és a Kabinettel. A Klub Igazgatótanácsának akcióival összefüggő vagy az azokból következő levelekre a vonatkozó akció befejezését követő három napon belül válaszolni kell és azt postára is kell adni.

A leveleket lehetőleg ne kézírással, hanem írógéppel írjuk. Amennyiben mégis kézírással készül, ügyelni kell a tiszta, olvasható írásképre.
 

Másolatok küldése. Ha a Klubtitkár az anyagrendeléshez vagy kitüntetés előterjesztéshez hasonló rutin feladatoktól eltérő, más fontos ügyben folytat levelezést a Nemzetközi Központtal, tájékoztatásul mindig küldjön egy másolatot Kormányzójának is. A Nemzetközi Irodának küldött leveleken a Klub neve mellett mindig fel kell tüntetni a Klub teljes azonosítási számát is.

Szakszerűség. A levél mindig legyen szakszerű, szorosan kapcsolódjék a tárgyhoz, s legyen diplomatikus és jó külalakú.

Válasz. A hozzájárulást, adományt kérő levelekre mindig válaszolni kell, akár 'igen' akár 'nem' a válasz. Negatív válasz esetén a Klub sajnálkozását kifejezve kell megindokolni, miért nem lehetséges a kért segítség megadása.

Hivatkozás a működési szabályzatra. Ha a Klubtitkár arról értesít egy tagot, hogy tagságát a tagdíj befizetésének sorozatos elmulasztása miatt megszüntették, idézze a szervezeti és működési szabályzatnak azt a pontját, mely erre felhatalmazza, s tájékoztassa a tagot a Klubbal szemben fennálló tagdíj tartozása teljes összegéről, valamint arról, hogy újrafelvételét a jövőben mindaddig elutasítják, míg tartozását teljes mértékben ki nem egyenlítette. Fejezze ki a Klub sajnálkozását, ajánlja fel segítségét, s közölje a kizárás hatályba lépésének időpontját is.
Ilyen típusú levelekből másolatot kell adni a Kincstárnoknak is. ugyanígy kell eljárni akkor is, ha a tagságot a klub látogatásának sorozatos elmulasztása miatt szün tették meg.

Azonnali válasz a tag felvételi kérelmekre. A tagfelvételi kérelmet benyújtónak az igazgatótanácsi döntés után azonnal válaszolni kell, s pozitív döntés esetén egyben meg kell hívni a tagságra. E levélből másolatot kell küldeni a tagjelölt szponzorának is.

Sajnálkozás kifejezése lemondás elfogadásakor. Általában kívánatos, hogy amikor a Klubtitkár valamely tagságáról le mondó tagot lemondása elfogadásáról értesít, fejezze ki a Klub sajnálkozását, méltassa a lemondó korábbi szolgálati érdemeit, közölje a kilépés hatályba lépésének időpontját, s azt is, mennyivel tartozik még a Klubnak. Ebből a levélből másolatot kell adni a Kincstárnoknak is.

A tagsági státus változásáról mindig értesítést kell küldeni. Ha egy tag tagsági státusának megváltoztatását kéri az Igazgatótanácstól, a döntés után azonnal értesíteni kell. Amennyiben kérésének helyt adtak, közölni kell a változás hatályba lépésének időpontját, a tagdíjában beállott változást (ha van változás), tájékoztatni kell a státusváltozáshoz kapcsolódó különleges feltételekről, s ebből a levélből is másolatot kell küldeni a Kincstár

Hungarian translation © Székely Dániel 1995
Hungarian edition by © dr. Sajó Gyula
Felülvizsgálta és aktualizálta: Horváth Miklós 2001