Az igazgatótanácsi ülés, klubösszejövetelek Bármely ülés vagy összejövetel sikere - különösen azé, ahol az új elnök először találkozik a tagsággal vagy az igazgatótanáccsal -, négy fontos tényezőtől függ: I.) A jó elôkészítés. II.) A parlamenti ügyrend ismerete. III.) Az elnök azon képessége, hogy a renitenskedő tagokat is "kezelni" tudja. IV.) Az elnök azon képessége, hogy szükség esetén érvényre tudja juttatni vezetői jogait és tekintélyét. ad I.) A jó előkészítés A kellő időben és alapossággal elvégzett előkészítő-munka nagyban csökkenti a kellemetlen meglepetések kockázatát, viszont jelentősen megnöveli az ülés, összejövetel zökkenőmentes lefolyásának esélyeit. Sok tapasztalt korábbi klubelnök követendő tanácsai: bullet Részletes napirendet kell készíteni, mely tartalmazza, hogy kinek mit és mikor kell csinálnia. E napirendet még az ülés kezdete előtt meg kell beszélni a klubtitkárral. Előre ki kell gondolni, hogy milyen viták, ellentétek várhatók, s azt is, hogy miként lehet ezeket rendezni. bullet Igazgatótanácsi ülés esetén minden tanácstagnak kell adni egy napirend másolatot. ad II.) A parlamenti ügyrend ismerete Minden ülés vagy összejövetel hivatalos részét egy közmeg-egyezéssel elfogadott ügyrend szerint kell lefolytatni. A Klub-elnöknek ismernie kell Klubja működési szabályzatát, illetve ügyrendjét, valamint a bevett parlamenti ügyrend néhány elemét (pl. az Egyesült Államok törvény-hozásában használatos Robert's Rules of Order - Robert féle ügy-rend). Ilyen alapvető szabályok hiányában, bármilyen tapasztalt is az elnök, a klubülés rendje könnyen felbomlik és vezethetetlenné válik. A parlamenti ügyrend alkalmazása két fontos dologban segíti az elnököt: az ülés (összejövetel) mindenki számára egyenlő esélyt biztosít és biztosítja annak folyamatos menetét. Különösen az utóbbi mindenki számára nagyon kellemes. ad III.) Az elnök azon képessége, hogy a renitenskedő tagokat is "kezelni" tudja. bullet A rendbontó, az elnöki tekintélyt nem tisztelő klubtagok az üléseken olykor alaposan próbára teszik a klubelnök vezetői képességeit. Mivel minden helyzet más és más, nincs semmilyen egységes módszer, amelyet minden ilyen esetben alkalmazni lehetne. Van azonban néhány ajánlott eljárás, amit az évek során több klubvezető már alkalmazott: bullet Ha szükségessé válik a reni-tenskedôk megfékezése, akkor ezt sokszor más tagok ered-ményesebben el tudják érni, mint maga az elnök. A klubtagoknak éppen úgy érdekében áll a rend és fegyelem fenntartása, mint a klubelnöknek. bullet Vannak tagok, akik mihelyt szót kapnak, a napirendi ponttól teljesen eltérő témáról kezdenek beszélni. Ilyenkor célszerű feltenni a kérdést: "Nem akarná ezt inkább egy külön indítványként előterjeszteni?" S ezzel véget kell vetni a további felesleges beszédnek. bullet Ha az elnöknek kétségei vannak afelől, hogy egyáltalán kell e reagálnia mindazokra a különböző megjegyzésekre, amelyek az ülés levezetése során neki célozva elhangzanak, gondoljon arra, hogy tagtársait erre nyilván az alábbi indokok egyike indíthatta: bullet Valamilyen akciót kezdeményeznének vagy valami tanácsot kívánnának adni. bullet A közösségi szellemet akarnák még inkább érvényre juttatni. bullet Valamilyen érzelmüknek kívántak kifejezést adni. bullet Valamilyen információval kívántak szolgálni, vagy valamilyen értesülésüket megosztani. bullet Az elnöknek tudnia kell minden tag nevét. bullet Az elnöknek tudnia kell, hogy mikor kell egy tag felszólalását az elfogadott parlamenti ügyrenddel összhangban "napirenddel ellentétesnek" nyilvánítania, mikor kell egy felvetett kérdést szavazásra bocsátania, elnapolnia vagy egy bizottság illetékességi körébe utalnia. bullet Az elnöknek ügyelnie kell az ülés általános hangnemére is, mivel ez sokat elárul arról, mikor válik egy tag türelmetlenné, ingerültté, zavarodottá, vagy mikor akar mindenáron szót kapni. ad. IV.) Az elnök azon képessége, hogy szükség esetén érvényre tudja juttatni vezetői jogait és tekintélyét. Sok elnöknek okoz kényelmetlen érzést, ha tagtársaival szemben olykor éreztetnie kell hivatali tekintélyét. Ilyenkor arra kell gondolni, hogy a tagtársak valójában igénylik a határozott vezetést. S arra is, hogy az ilyen vezetés az egész klub javát szolgálja. -------- Ezzel kapcsolatos hasznos tudnivalók: bullet Ha az elnök a parlamenti ügyrendet alkalmazza, akkor azt is érvényesíteni kell, hogy senki sem szólalhat fel anélkül, hogy az elnöktől formálisan szót kapna. Az elnök dönti el, hogy mikor bocsát egy indítványt szavazásra, s csak ô nyilváníthat egy indítványt elfogadottnak vagy elutasítottnak. bullet Az elnöki kalapács használatával tartsa fenn a rendet és biztosítsa az ülés folyamatos menetét. bullet Ha a felszólalók nagyon elkalandoznak a témától, szólítsa fel őket, hogy térjenek a tárgyra. bullet Módosítsa a napirendet, ha úgy véli, hogy az ülés menetét lassítani kell, vagy ha azt az adott cél elérése érdekében éppen gyorsítani szükséges. bullet Amennyiben a felszólaló túl hosszasan beszél, az elnök valamilyen helyénvaló javaslattal tapintatosan szakítsa félbe. bullet Ha az elnök egy bizonyos álláspontot, akár sajátját, akár másét, alaposan alá akar támasztani, kérje fel a titkárt, hogy azt olvassa vissza a jegyzőkönyvből, s ne hagyatkozzék saját emlékezetére. bullet Szükség esetén foglalja össze mindkét vitás fél érveit. S közölje a jelenlévőkkel, hogy milyen választás lehetőségek vannak az bullet ügy rendezésében, például, szavazás, módosítás, elnapolás. bullet Időben próbálja a heves vitákat nyugvópontra juttatni, mielőtt azok még károsan hatnának az ülésre. Helyénvaló, ha az elnök keményebb hangot üt meg azzal a néhány taggal szemben, akik megbontják az ülés rendes menetét. bullet Nagyobb ellentétek esetén, az elnöknek még inkább élnie kell vezető és kiegyenlítő szerepével, nehogy a tagság "vesztes" és "nyertes" táborra szakadjon. bullet Heves viták után mindig ismerje el azt, ami elismerésre méltó, próbálja orvosolni a sértett érzelmeket, s lecsillapítani a kedélyeket. bullet Miután egy ügyben határozat született, az elnök még egyszer pontosítsa, hogy melyik tagnak mi a teendője, s azt milyen módon hajtja végre. Ezeket pedig vétesse jegyzőkönyvbe. bullet Minden jó és elfogadható ügyet közmegegyezés alapján intézzen. bullet Jó ha az elnök egy vagy több igazgatótanácsi ülést saját otthonában tart meg, mert ez vezetési módszerének bizonyos lélektani többletet kölcsönöz.